REFERAT AF BESTYRELSESMØDE

ONSDAG DEN 17.4. 2019 KL. 19.00 I KLUBHUSET

 

Tilstede: Jan, Doris, Karin, Lotte, Tina, Stella

 

Afbud fra: Jesper

 

 

 Tina Høy blev budt velkommen i bestyrelsen, som afløser for Kai Andersen, der har ønsket at stoppe.

 

1. Godkendelse af referat fra mødet den 25.2.

     Referatet blev godkendt

 

2. Økonomi

     Vi har ca. kr. 100.000

    Regnskabet fra klubmesterskabet (bilag) blev gennemgået.

 Vi vedtager at sætte deltagergebyret op til kr. 150 til næste år.

 Regnskabet for klubmesterskabet blev godkendt

 

3. Nyt fra Kredsen/Landsforeningen

     Intet nyt

 

4. Nyt fra Trænerne

     - Anni Hansen er startet som træneraspirant indtil sommer på Toms hold.

- En ønskeliste med ting til træning blev gennemgået:

Hvalpespring laver Flemming. De gamle spring skal efterses og bliver sammen med   skjul overladt  til husrådet, så vi evt kan få det lavet på en arbejdsdag.

  Tina skaffer en træstamme, vi kan bruge som balancebum 

   Der indkøbes 3 apporter, 8 bolde, 3 lange liner, 3 apporter og nye genstande for ca 1000-1500 kr,  så vi får nogle i de rigtige størrelse,  som ikke er stof 

 Det er, hvad der er godkendt fra trænerønskelisten og som trænerudvalget får lov til   at købe 

Karin giver tilbagemelding til Trænerudvalget.

Det blev understreget, man ikke må indkøbe noget, før det er godkendt af bestyrelsen.

 

5. Nyt fra udvalg

     - Fra konkurrenceudvalget i DcH-programmet: Der indkøbes en stak DcH-net som  kan ”fyldes” med gode sager, som gave til dommerne, der er glade for at få noget andet end vin.

 

6. Løsning på problemet omkring oprydning i klubhuset.

Lottes forslag:

-  at der hænges en plan op, således den træner som forlader huset som sidste mand/kvinde som er træner, sætter sin underskrift og bekræfter huset forlades i OK stand – evt vi laver en tjekliste så vi huske at alt bliver set efter ( kaffemaskine slukket lys slukket også på toilettet – gulv og borde ser pæne ud og skraldespande tømt.  -  så kan sidste mand/kvinde af trænerne,  jo selv tage det med de hold, der også har været der samme dag, hvis personer men, at der er mangler, eller evt. aftale hvem gør hvad mv ) for det er ikke tiltænkt, at den sidste skal gøre arbejdet, blot den som står inde for, at huset er ok når døren bliver låst 😊

       Evt kan køleskab tages med opfyldning.

      

      Beslutning:

 Lotte og Doris laver en tjekliste til ophængning i klubhuset. Rengøring af toilet       skrives på listen

      Alle arrangementer skal skrives på årskalender, så vi har mulighed for at vide,    når der foregår andet end træning i klubben.

 

7. Retningslinjer for bestyrelsen og udvalgene (4 bilag)

Retningslinjerne blev godkendt og sættes i opslagsmappen, som snart kommer til at stå i klubhuset.

Retningslinjerne vedhæftes fremover på dagsordenen til generalforsamlingen, så medlemmerne ved, hvad de siger ja til, når de melder sig til en post i bestyrelsen og/eller i et af udvalgene.

 

8. Evt.

- Vi er tilmeldt til Dyrenes Dag den 23. Juni. Karin er tovholder på arrangementet.

 

9. Næste møde

- Næste møde er onsdag den 12.6. kl.19.00

 

Stella Nyberg

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BILAG:

 

REGNSKAB KLUBMESTERSKAB DEN 30.3.2019

 

 

Konto: Konkurrence

 

Indtægt

Udgift

Underskud

Deltagergebyr: 11x kr. 125

kr. 1375

 

 

Pokaler 8 stk

 

kr. 627

 

Transport – dommer

 

kr. 400

 

Forplejning dommere, hjælpere og deltagere: 19 X kr. 60

 

kr. 1140

 

Drikkevarer Dommere, hjælpere: 16 X kr. 10

 

kr. 160

 

Gaver til dommere, mark- og skovejer

 

kr. 750

 

Diplomer samt trykning af dommersedler og program

 

kr. 100

 

 

I alt

 

kr. 1375

 

kr. 3177

 

kr. 1802

 

 

Konto: Kantinen

 

Indtægt

Udgift

Overskud

Kontant

kr.   90

 

 

MP

kr.  108

 

 

Forplejning + drikkevarer

kr. 1300

 

 

Madvarer + sodavand

 

kr. 664

 

 

I alt

kr. 1498

kr. 664

kr. 834

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Retningslinjer for arbejdet i bestyrelsen

 

Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges på Generalforsamlingen efter de regler, som fremgår af vedtægterne.

 

Bestyrelsen af holder konstituerende møde straks efter Generalforsamlingen og vælger næstformand og sekretær.

 

Bestyrelsens hovedopgaver er:

1. At sikre, at der er sammenhæng mellem foreningens formål og aktiviteter

2. At sikre, at vedtægterne overholdes

3. At styre økonomien

4. At sikre at medlemmerne har indflydelse på foreningen

5. At arbejde med at skabe langsigtede og fælles mål for foreningen

 

Der nedsættes udvalg/arbejsgrupper under bestyrelsen efter behov, men det er bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at opgaverne bliver udført.

 

Møder:

Formanden indkalder til møde den dato, der blev besluttet på sidste møde.

Sekretæren udsender dagsorden, så alle får mulighed for at forberede sig.

Opstår der en hastesag kan dagsordenen udvides på mødet, hvis de tilstedeværende medlemmer er enige om det.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis et flertal af medlemmerne er tilstede.

Hvis noget ikke kan vente til næste bestyrelsesmøde sendes mail ud til alle, og flertallet beslutter.

Fremover skal opsamling på beslutninger via mail tages op på bestyrelsesmøde.

 

Referat:

Sekretæren udarbejder referat af mødet og sender det ud på mail til kommentarer og rettelser. Når alle har svaret og referatet er rettet til betragtes referatet som godkendt og sættes i mappen i klubhuset og på hjemmesiden til information for klubbens medlemmer.

Referatet godkendes officielt på næste møde.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aktivitetsudvalg:

Aktivitetsudvalget vælges på Generalforsamlingen for 1 år ad gangen

Det er aktivitetsudvalgets opgave at planlægge og koordinere klubbens faste arrangementer:

  1. Fastelavn  (tøndeslagning og fastelavnsboller),
  2. Sommerfest (fællesaktiviteter og grill-hygge),
  3. Juleafslutning (fællesaktiviteter, gløgg og æbleskiver)
  4. Nytårskur (gåtur og suppe)

Derudover planlægges og varetages klubbens deltagelse i andre PR-arrangementer. F.eks. ”dyrenes dag”.

 

Husråd

Husrådet vælges på Generalforsamlingen for 1 år ad gangen.

 DCH Slagelse´s husråd skal tage sig af alle løbende dispositioner, som kan forekomme i og omkring vores areal og klubhus. Husrådet har det formål, at klubben har et formelt råd, der arbejder uformelt, det vil sige, at der ikke kræves referater af møder, men at der kan tages en beslutning om stort og småt under uformelle samtaler her og nu, når man ses i klubben, eller når et tilfælde opstår der kræver rådets indblanding. 

Det er klart at et husråd påtager sig et vist ansvar for at kunne agere selvstændigt, og derfor arbejder man jo også under ansvar overfor bestyrelsen.

Husrådet er tovholdere for vedligeholdelse af huset og udenomsarealer.

Rådet kan tage sig af ting, som f. eks. godkendelse af sponsoreret møblement, reparationer, indkaldelse til arbejdsweekend, vedligeholdelse af udenomsarealer m.v.

Det er klart at ved større investeringer skal bestyrelsen ind over.

 

Konkurrenceudvalg

Konkurrenceudvalg for henholdsvis DcH Programmet, Rally og IPG vælges på Generalforsamlingen for 1 år ad gangen.

Konkurrenceudvalgene planlægger og afholder lokale samt kreds-/landskonkurrencer indenfor deres område i de klasser, hvor DcH Slagelse selv har medlemmer der kan deltage.

Planlægningen omfatter bl.a. udpegning af konkurrenceleder, rekvirering dommere, samt organisere hjælpere til forberedelse og gennemførelse af konkurrencen. Herunder at sikre at der kan tilbydes forplejning i samarbejde med klubbens kantineansvarlige.

 

Trænerudvalg

  • Trænergruppen vælger medlemmerne til trænerudvalget, hvis opgaver er:
    • At udarbejde mødeindkaldelse og udarbejde referat til bestyrelsen
    • At tage stilling til trænernes ønsker til kurser/efteruddannelse i klubben. Herunder udarbejde oplæg til bestyrelsens beslutning.
    • At indsamle og koordinere ønsker til træningsmaterialer o.lign.
    • Ajourføring af holdlister til brug for klubbens kasserer og bestyrelsen
    • At komme med forslag til træneraspiranter. Bestyrelsen skal godkende aspiranten.