REFERAT AF BESTYRELSESMØDE
MANDAG DEN 4. FEBRUAR 2019 KL. 18.30

Fraværende: Lotte og Kai
1. Godkendelse af referat fra mødet den 13.11. 2018 samt af referat fra
Generalforsamling og konstituerende møde den 5.1.2019
- Referat fra generalforsamlingen og vedtægter er sendt til hovedforeningen og kreds 6. Det er
også lagt på hjemmesiden
- Referatet fra mødet den 13.11. godkendes med følgende tilføjelse:
”Det blev som på flere tidligere møder drøftet, om bestyrelsesmedlemmerne skal sidde i alle
udvalg. Det blev besluttet, at bestyrelsesmedlemmerne kan stille op til valg ved udvalgene på
generalforsamling på lige fod med andre interesserede medlemmer”
2. Økonomi
Vi har kr. 104.242,24 d.d. Mange har betalt for hele året.
- Underskrifter: Kommunen vil have bestyrelsens underskrifter på årsregnskabet. De
tilstedeværende skrev under. Lotte og Kai er blevet bedt om underskrift pr. mail.
3. Nyt fra Kredsen/Landsforeningen
- Der skal vælges ny formand og næstformand i kredsen
4. Nyt fra Trænerne
- Der holdes møde på onsdag
5. Nyt fra udvalg
- Rallykonkurrenceudvalget holder møde midt i februar og vender tilbage med en dato for
klubmesterskab.
- DcH-program – konkurrenceudvalget er ved at planlægge klubmesterskab den 30. 3. og sender
invitationer ud, når dommerne er fundet. Sporareal er på plads.
6. Gaveregulativ
- Hvem skal have, hvornår og for hvor meget?
Beslutning: Fremover vil klubben give gave i forbindelse med jubilæum som medlem i klubben.
Vi fejrer 10, 20, 25, 30 o.s.v års jubilæum. Diplom og gave til kr. 250 overrækkes ved
sommerfesten.
I år har Hanne Hansen og Kai Andersen 10 års jubilæum, Kim Mortensen og Olen Larsen har
20 års jubilæum og Jean Mygind har 30 års jubilæum
7. Økonomi til de forskellige hold.
- Der afsættes ikke noget beløb til de enkelte hold. Trænerne kan fremsende ønsker til trænings-
udstyr til bestyrelsen.
8. Indkøbsforslag fra Olen
- Jeg kunne godt tænke mig at vi fik en opvaskemaskine da vi skal væk fra alle de plast ting.
Og der udover købes noget ekstra service kopper og ikke krus.
Lad en professionel opsætte maskinen. Olen

Bestyrelsen har drøftet forslaget og siger nej, da vi ikke tror på, at det vil kunne fungere i
dagligdagen.
9. Deling af dokumenter.
- Nu har jeg godt nok kun været med i 14 dage, men jeg tænker allerede, om ikke det var en idé
med et online sted, til alle de dokumenter og lister vi har (hvis vi ikke har det allerede). Så der
kun eksisterer en gældende udgave, og vi alle sammen kan finde den. Vi bruger Dropbox i de
andre foreninger jeg er med i, men der er flere gratis alternativer. Jan
Beslutning: Referater fra møder sættes som hidtil i mappen i klubhuset og lægges på
hjemmesiden. Stella opretter en opslagsmappe, der sættes i klubhuset. I mappen sættes
beslutninger og andre ting, som det er rart at kunne slå op i en fart. Ønsker til indhold sendes til
Stella.
 
10. Persondataforordningen.
- Ja, jeg ved at det er kedeligt, men det behøver ikke fylde ret meget. Men det er sådan noget med,
at vi kun gemmer de medlemsoplysninger som er nødvendige, og ikke deler dem uden god grund.
Et eksempel kunne være, at vi bør sende mails til alle medlemmerne BCC (og ikke trykke TIL eller
CC). På den måde er mailadresserne skjult for modtagerne. Jan
Beslutning: Fremover sendes der BCC, når noget udsendes til alle medlemmer.
Medlemslisten beholder det nuværende udseende/indhold, da den benyttes af trænerne. Listen skal
naturligvis opbevares sikkert.

11. Drøftelse af bestyrelsens visioner.
Udsættes til næste møde.
12. Opfølgning på processen op til generalforsamlingen.
- Jeg blev overrasket over  at vi på konstitueringsmødet ikke skulle drøfte/udpege medlemmer til
vores udvalg. Det har ellers været sædvane og en beslutning om ny praksis fremgår ikke af
seneste bestyrelsesreferat. Kai
- Jævnfør drøftelser på flere møder og beslutningen på mødet den 13.11. – som beklageligvis ikke
er kommet med i referatet – så skal der ikke nødvendigvis være bestyrelsesmedlemmer i alle
udvalg. Det giver meget arbejde som bestyrelsesmedlem, hvis vi skal dække alle udvalg.
- Retningslinjer for de enkelte udvalg på næste møde.
13. En drøftelse af hvordan vi håndterer beslutninger udenfor bestyrelsesmøder.
- F.eks. En opsamling på om det er besluttet at bevilge nye skilte til brug for rally. Inden
korrespondance jeg har set var der nok flertal men jeg læser også at der ikke var
enstemmighed. (Og fristen for bestilling ligger efter vores møde) Kai
- Skriftlig kommentar fra Kai. I øvrigt var indkøb af lamper til forpladsen (rally-træning) ikke et
punkt på dagsordnen og så mener jeg ikke at der kan besluttes noget, når ikke alle
bestyrelsesmedlemmer har lejlighed til at tage stilling
- Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis flertallet af medlemmer er tilstede på mødet. Vi
bestræber os på, at alle får lejlighed til at udtale sig
- Der er indkøbt 2 lamper til belysning på og ved parkeringspladsen.

14 Et spørgsmål til en regnskabspost (som nok ikke er anderledes end tidligere
år).
- Det fremgår af regnskabet at vi har haft en udgift/underskud på at afholde konkurrencer på
ca. Kr. 9.400. Jeg troede at det gav overskud! Kai
- Svar: Stella redegjorde for indtægter og udgifter til konkurrencer. Redegørelsen er baseret på
oplysninger fra programmer til konkurrencerne, da mængden af bilag er for tidskrævende at
gå igennem. Oversigt lægges som bilag til referatet.
- Beslutning: Bestyrelsen ønsker at fortsætte med at afholde konkurrencer. Det påpeges, at der
også må være en indtægt i kantinen ( ikke specifikt opgjort ) med undtagelse af
rallykonkurrencen, hvor mange ikke kommer ind i klubhuset.
- Et ønske om at lægge regnskabet på hjemmesiden afvises, da regnskabet ikke er offentligt.
15. En opfølgning på forbrug/svind i vores kantinesalg.
- Hvordan er status?
- Der er ikke lavet nogen opgørelse i år. Der her indbetalt kr.494 på MP og kr.220 kontant siden.
nytår
16. Næste møde
- Næste møde onsdag den 10. 4. kl. 19.00. Punkter til dagsordenen en uge før til Stella
17. Evt.
- Der er ønske om, at Lotte Koch kommer igen og behandler hundene. Hun kan komme den 3.3 , og
det er OK under forudsætning af, at der gøres rent efter besøget.
Referent Stella Nyberg

BILAG

KONKURRENCER REGNSKAB 2018
- Regnskab 2018 indeholder 529 bilag heraf 193 på Konkurrencer
- Regnskab 2017: udgift kr, 7382 - 3 konkurrencer
- Regnskab 2018: udgift kr. 9392 - 4 konkurrencer
KREDSKONKURRENCER:
Indtægt : (taget fra programmerne):
Deltagergebyr + tilskud fra Kredsen til A-konkurrencen: ca. kr.10.000
Udgifter:
- Pokaler (rally 15 stk., C-A 6 stk, C-B 6 stk.) Kunne måske gøres billigere ved at
vælge plastikpokaler
- Gaver til dommerne og lodsejere
- Forplejning dommere og hjælpere – morgenmad, frokost , is, drikkevarer –
13 dommere og x antal hjælpere (typisk 10- 12 hjælpere pr. konkurrence)
- Kilometerpenge til ledsagevogn i A
KLUBMESTERSKAB.
Indtægt – deltagergebyr: kr. 2000
Udgifter:
- Pokaler – 7 stk.
- Gaver til dommerne og lodsejer
- Forplejning 2 dommere, deltagerne og hjælpere – morgenmad, frokost og
drikkevarer til dommerne og hjælperne
- Transport til 2 dommere

Alle konkurrencer:
- Udgift til trykning af dommersedler, program og kørselsvejledning
- Udgift til tonere og papir til printer i klubhus + udgift til farvede diplomer
DM:
Tilskud til 2 deltagere Ca. kr. 2200 incl. T-shirt